La pandémie de COVID-19 a changé la façon dont les entreprises fonctionnent. Les visioconférences sont maintenant devenues la norme pour les réunions d’affaires, les présentations et même les entrevues d’embauche. Cependant, il n’est pas facile d’organiser une visioconférence réussie. Les problèmes de connexion, de qualité audio et vidéo et de distraction peuvent nuire à la productivité de la réunion. Dans cet article de blog, nous allons vous donner 5 conseils pour améliorer vos visioconférences d’entreprise et les rendre plus efficaces.
Utilisez une connexion internet stable
L’un des problèmes les plus courants lors des visioconférences est la qualité de connexion internet. Une connexion internet instable peut entraîner des problèmes audio et vidéo, des retards et même des coupures de connexion. Pour éviter cela, utilisez une connexion internet filaire plutôt qu’une connexion Wi-Fi. Évitez de télécharger ou de diffuser des vidéos en même temps que la visioconférence, car cela peut également affecter la qualité de la connexion.
Éliminez les distractions
Les visioconférences peuvent être plus difficiles à gérer que les réunions en personne en raison des distractions potentielles. Les participants peuvent être distraits par leur environnement domestique ou par leur téléphone portable. Pour éviter cela, demandez aux participants de couper leur téléphone portable et de chercher un endroit calme pour la visioconférence. Demandez-leur aussi de ne pas manger ou de boire pendant la visioconférence, car cela peut être distrayant pour les autres participants.
Utilisez un équipement de qualité
La qualité audio et vidéo est cruciale pour une visioconférence réussie. Assurez-vous que votre équipement – caméra, microphone et haut-parleurs – est de haute qualité. Si vous utilisez un ordinateur portable, vous pouvez acheter une caméra externe pour améliorer la qualité de la vidéo. Vous pouvez par ailleurs utiliser un casque avec microphone pour améliorer la qualité audio. Pour profiter d’un équipement de visioconférence sur mesure, rendez-vous sur cette page https://digitalis.fr/nos-metiers/digitalis-conference/.
Établissez des règles de communication
Les visioconférences peuvent être chaotiques si tout le monde essaie de parler en même temps. Pour éviter cela, établissez des règles de communication claires avant la réunion. Dites aux participants de lever la main s’ils veulent parler et de ne pas interrompre les autres participants. Encouragez-les à utiliser le chat pour poser des questions ou pour donner leur avis.
Préparez-vous avant la réunion
Comme pour toute réunion, il est important de se préparer avant la visioconférence. Assurez-vous que vous avez tous les documents et les présentations dont vous avez besoin pour la réunion. Vérifiez que votre équipement fonctionne correctement et que vous avez une connexion internet stable. Arrivez quelques minutes avant la réunion pour vous assurer que tout est prêt.